Содержание:

Если вы когда-нибудь задумывались, что за загадочный код ОКУД 0301017 и почему он так важен для кадровиков и бухгалтеров, то вы попали по адресу! В этом посте мы разберём, что такое форма Т-3, зачем она нужна, как её правильно заполнить и утвердить, а также как избежать типичных ошибок. Приготовьтесь к яркому и понятному погружению в мир штатных расписаний!

Что такое форма Т-3 и почему ОКУД 0301017 — это её паспорт

Форма Т-3 — это унифицированный документ, который называют штатным расписанием. Он служит для отражения структуры организации, количества работников, их должностей, ставок и окладов. А вот код по ОКУД 0301017 — это уникальный идентификатор этой формы в системе первичной учётной документации. Проще говоря, если штатное расписание — это паспорт, то ОКУД 0301017 — его номер.

Этот документ утверждён постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 и используется для систематизации кадрового состава и фонда оплаты труда.

Кто обязан составлять штатное расписание и когда его утверждать

Если ваша организация или ИП планирует нанять хотя бы одного работника, штатное расписание обязательно к составлению. Это прямо вытекает из Трудового кодекса РФ (статьи 15 и 57). Без него трудовые отношения оформить невозможно — это как пытаться построить дом без фундамента.

Утверждается штатное расписание приказом руководителя организации. В приказе указывается, какое именно расписание утверждается и с какой даты оно вступает в силу. Приказ — это как волшебная печать, которая даёт документу жизнь.

Как заполнить заголовок формы Т-3

В верхней части формы указываются:

  • Период действия (например, с 01.01.2024 по 31.12.2024)
  • Номер и дата приказа об утверждении штатного расписания
  • Общая численность штатных единиц (например, 16,5)
  • Код по ОКПО организации (его можно найти в выписке из ЕГРЮЛ или на сайте Росстата)

Пример заполнения заголовка:

Период действия Приказ № и дата Общая численность Код по ОКПО
с "01" января 2024 г. № 74ОК от 15.12.2023 16,5 12345678

Какие реквизиты организации указывать и где их взять

В форме обязательно указываются:

  • Наименование организации — официальное, как в учредительных документах
  • Код по ОКПО — уникальный код предприятия
  • Код по ОКУД — для формы Т-3 это 0301017

Все эти данные берутся из официальных документов или справочников Росстата. Не стоит фантазировать — точность реквизитов важна для корректного учёта и проверок.

Как структурировать подразделения и заполнять колонку «Структурное подразделение»

Штатное расписание отражает структуру организации. В колонке «Структурное подразделение» указываются все отделы, цеха, филиалы и другие подразделения. Если подразделение отсутствует, поле оставляют пустым.

Пример:

Структурное подразделение
Бухгалтерия
Отдел продаж
Административно-управленческий персонал (АУП)
Хозяйственная часть

Важно: если в разных подразделениях есть одинаковые должности, их нужно чётко разграничивать по подразделениям, чтобы избежать путаницы.

Как оформить должности, коды профессий и квалификацию

В колонке «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации» указываются:

  • Наименование должности
  • Код профессии (если есть)
  • Разряд, класс или категория квалификации (если применимо)

Например:

Должность Код профессии Разряд/класс/категория
Бухгалтер 1234 5
Менеджер по продажам 5678 —
Уборщица 4321 —

Если код профессии отсутствует в справочнике, можно оставить поле пустым, но лучше проконсультироваться с кадровым специалистом.

Как указывать количество штатных единиц при совместительстве и неполной занятости

Количество штатных единиц отражается в виде дробных чисел, если сотрудник работает неполный день или по совместительству.

Ситуация Пример количества штатных единиц
Полная ставка 1
Совместительство 0,5
Неполная занятость 0,75

Это важно для правильного расчёта фонда оплаты труда и налогов.

Что включать в колонку «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.»

В этой графе указывается базовый оклад по штатной единице. Важно помнить, что оклад не может быть ниже минимального размера оплаты труда (МРОТ), установленного законом.

Если оклад ниже МРОТ, налоговые органы могут доначислить налоги и взносы.

Какие надбавки и премии отражать в графе «Надбавки, руб.»

В этой колонке фиксируются все постоянные надбавки и премии, которые входят в фонд оплаты труда, например:

  • За квалификацию
  • За вредные условия труда
  • За выслугу лет

Основания для начисления надбавок должны быть закреплены в локальных нормативных актах или трудовых договорах.

Как рассчитывать показатель «Всего в месяц»

В графе «Всего в месяц» суммируются:

  • Тарифная ставка (оклад)
  • Надбавки
  • Премии
  • Другие выплаты, включённые в фонд оплаты труда

Формула:

Всего в месяц = (Тарифная ставка + Надбавки + Премии) × Количество штатных единиц

Что указывать в графе «Примечание»

В «Примечании» можно указать дополнительные сведения:

  • Вакантные должности
  • Временно отсутствующие работники
  • Особые условия работы

Это помогает кадровикам и аудиторам лучше понимать структуру и состояние штата.

Итоги формы и подписи

В конце формы подводятся итоги по количеству штатных единиц и суммам выплат. Обязательно ставятся подписи:

Должность Подпись Расшифровка подписи
Руководитель кадровой службы ___ Иванов И.И.
Главный бухгалтер ___ Петров П.П.

Это подтверждает ответственность за достоверность данных.

Как вносить изменения в штатное расписание

Изменения оформляются:

  • Новым штатным расписанием с приказом об утверждении
  • Приказом об изменениях к действующему расписанию

Важно, чтобы изменения были оформлены документально и введены в действие с конкретной даты.

Типичные ошибки и как их избежать

Ошибка Как избежать
Несоответствие окладов МРОТ Проверять актуальный МРОТ
Отсутствие приказа об утверждении Всегда оформлять приказ
Неправильное указание количества ставок Использовать дробные значения корректно
Отсутствие подписей Контролировать наличие подписей

Хранение штатного расписания

Штатное расписание хранится постоянно в организации и передаётся в архив при ликвидации. Электронные копии должны быть заверены и доступны для проверяющих.

Практический пример заполнения

В ООО «Лабиринт-2019» утверждено штатное расписание с 7 подразделениями и общей численностью 16,5 штатных единиц. Уборщица работает на 0,5 ставки с окладом 14 000 руб.

Структурное подразделение Должность Количество штатных единиц Тарифная ставка (оклад), руб. Надбавки, руб. Всего в месяц, руб. Примечание
Хозяйственная часть Уборщица 0,5 14 000 0 7 000 Совместительство

Таблица ключевых реквизитов формы Т-3

Реквизит Описание Где взять
Код по ОКУД 0301017 — код формы штатного расписания Постановление Госкомстата № 1
Код по ОКПО Уникальный код организации Выписка из ЕГРЮЛ, сайт Росстата
Номер и дата приказа Приказ об утверждении штатного расписания Внутренний документооборот
Количество штатных единиц Общее число ставок в организации Кадровый учёт
Тарифная ставка (оклад) Размер оклада по каждой должности Локальные нормативы, трудовые договоры
Надбавки и премии Постоянные выплаты, входящие в фонд оплаты Локальные акты, трудовые договоры

Кому полезен этот материал

  • Кадровикам — для правильного оформления и ведения штатного расписания
  • Бухгалтерам — для согласования данных с расчётом фонда оплаты труда
  • Директорам по персоналу — для контроля структуры и численности
  • Собственникам малого бизнеса — чтобы избежать штрафов и проблем с проверками

Итог

Форма Т-3 с кодом ОКУД 0301017 — это ключевой документ для организации кадрового и бухгалтерского учёта. Правильное заполнение, утверждение и ведение штатного расписания помогает избежать штрафов, конфликтов с контролёрами и обеспечивает прозрачность в управлении персоналом.

Полезные ссылки

Пусть ваше штатное расписание сияет ярче звёзд и приносит только пользу!