Как нанять сотрудника на работу: полный гид для кадровика

Если вы когда-нибудь задумывались, как правильно оформить сотрудника на работу, чтобы не попасть в ловушку штрафов и судебных споров, — эта статья для вас. Мы разберёмся, как отличить трудовые отношения от гражданско-правового договора, какие документы нужны, как оформить приём на работу и избежать типичных ошибок. А ещё расскажем, как найти и выбрать идеального кандидата, чтобы он не сбежал после испытательного срока.

Трудовой договор или гражданско-правовой — как не ошибиться

Первый камень преткновения для работодателя — понять, с кем именно он заключает договор: с работником или с подрядчиком. Почему это важно? Потому что трудовые отношения и договоры ГПХ — это разные миры с разными правилами и рисками.

Признаки трудовых отношений

Верховный суд выделяет ключевые признаки, которые отличают трудовой договор от гражданско-правового:

• Личное выполнение работы — сотрудник должен лично выполнять свои обязанности, а не передавать их третьим лицам.
• Подчинение внутреннему трудовому распорядку — график, правила поведения, отчётность.
• Постоянный характер работы — если человек нужен на постоянной основе, а не для разового задания.
• Оплата труда — регулярная зарплата, а не оплата за конкретный результат.

Если эти признаки есть, а договор оформлен как ГПХ, это может привести к переквалификации отношений в трудовые с доначислением налогов и штрафов.

Риски работы без трудового договора и как их минимизировать

Допуск сотрудника к работе без оформления трудового договора — это как прыгнуть с парашютом без страховки. Вот что грозит работодателю:

• Административные штрафы: до 10 000 рублей для ИП и до 100 000 рублей для юрлиц.
• Доначисление налогов и страховых взносов с пенями и штрафами до 40% от суммы.
• Трудовые споры — сотрудник может обратиться в суд с требованием признать трудовые отношения и взыскать компенсации.
• Репутационные потери — попадание в реестр нарушителей, что отпугнёт добросовестных кандидатов и партнёров.

Как минимизировать риски?

• Заключайте трудовой договор в течение трёх рабочих дней с момента фактического начала работы.
• Ведите учёт и сдавайте отчётность в ПФР и ФСС вовремя.
• Не используйте договоры ГПХ для постоянных сотрудников.

Пошаговый алгоритм оформления сотрудника на работу

1. Получение документов от кандидата

Для заключения трудового договора кадровик должен получить:

Если у кандидата нет СНИЛС, работодатель сам направляет сведения в Пенсионный фонд для его оформления.

2. Ознакомление с локальными нормативными актами (ЛНА)

Перед подписанием договора сотрудника нужно ознакомить с:

• Правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР)
• Коллективным договором
• Должностной инструкцией
• Положением об оплате труда
• Правилами охраны труда

Подпись сотрудника на документе — обязательна. Это защитит работодателя от претензий.

3. Заключение трудового договора

• Договор должен быть в письменной форме.
• Подписывается обеими сторонами.
• Обязательно два экземпляра — по одному для каждой стороны.
• В договоре указываются обязательные условия (см. таблицу).

Если сотрудник работает дистанционно, договор можно оформить в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

4. Издание приказа о приёме на работу

Приказ не обязателен, но рекомендуется для внутреннего учёта и отчётности. Можно использовать форму Т-1 или собственный шаблон. Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под подпись.

5. Внесение записи в трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности

• Запись в трудовую книжку вносится в течение 5 рабочих дней после заключения договора.
• Если приказ не издавался, запись делается на основании трудового договора.
• При переходе на электронную трудовую книжку оформляется заявление и делается отметка в бумажной книжке.

6. Сообщение в Пенсионный фонд и другие органы

• Не позднее следующего рабочего дня после оформления договора направьте в ПФР сведения по форме ЕФС-1.
• Сообщите в ФСС и налоговую о приёме сотрудника.

Особенности приёма разных категорий сотрудников

Как найти и выбрать идеального сотрудника

Описание вакансии

• Чётко укажите рабочие обязанности — не больше и не меньше, чтобы избежать споров.
• Опишите условия работы — график, зарплату, соцпакет.
• Расскажите о корпоративной культуре и возможностях роста.
• Укажите требования к кандидату — опыт, навыки, личные качества.

Методы поиска

Собеседование

• Обратите внимание на внешний вид, пунктуальность, манеру общения.
• Задавайте ситуационные вопросы для проверки готовности к ответственности.
• Для линейных сотрудников можно проводить групповые собеседования.

Адаптация и испытательный срок

• Испытательный срок — не более 3 месяцев.
• Используйте методы адаптации: наставничество, онбординг, геймификация.
• Чётко формализуйте критерии успешного прохождения испытания.

Типичные ошибки и как их избежать

• Приём на работу по договору ГПХ вместо трудового — штрафы и доначисления.
• Несвоевременное заключение трудового договора — штрафы до 100 000 рублей.
• Отсутствие ознакомления с ЛНА — споры и недовольство сотрудников.
• Неправильное оформление документов несовершеннолетних и иностранных граждан.
• Неучёт особенностей совместителей в договоре.

Полезные шаблоны и документы для кадровика

Итоговая таблица сроков приёма на работу

Заключение

Нанять сотрудника на работу — это не просто поставить подпись на бумаге. Это сложный процесс, где важна каждая деталь: от правильного выбора кандидата до точного соблюдения сроков оформления и учёта. Следуйте пошаговому алгоритму, учитывайте особенности разных категорий работников и не забывайте о рисках работы без трудового договора. Тогда ваша кадровая служба будет работать как часы, а сотрудники — с удовольствием и на результат.

Полезные ссылки

• Контур.Экстерн: Как оформлять сотрудников в организации
• Астрал: Пошаговая инструкция оформления сотрудника на работу
• УралТО: Как нанимать сотрудников

Теперь вы вооружены знаниями, чтобы нанять сотрудника на работу без страха и упрёков! Вперёд — к новым кадрам и победам!