Содержание:

Если вы — индивидуальный предприниматель и задумались, как правильно принять сотрудника, то вы попали по адресу! В этой статье мы разложим по полочкам все нюансы трудоустройства в ИП: от выбора договора до подачи отчетности и ведения кадровых документов. Готовьтесь к яркому путешествию в мир трудовых отношений с практическими советами и примерами!

Особенности приема на работу у ИП по сравнению с работодателем-организацией

Индивидуальный предприниматель — это особый субъект с некоторыми отличиями в кадровом оформлении. Но главное — ИП вправе нанимать сотрудников официально, соблюдая общие правила Трудового кодекса (ТК РФ). При этом есть свои нюансы:

  • Срочные трудовые договоры для ИП из категории малого бизнеса (до 35 сотрудников) можно заключать без строгих оснований, а для розничной торговли и бытового обслуживания — при численности до 20 человек.
  • Локальные нормативные акты (ЛНА): микропредприятия (до 15 сотрудников) могут отказаться от их ведения, включив все условия труда прямо в трудовой договор.
  • Штатное расписание — обязательный документ при приеме первого сотрудника, но форма и содержание могут быть адаптированы под ИП.

В целом, ИП — это работодатель с правами и обязанностями, но с возможностью упростить некоторые процедуры.

Пороговые значения численности и их влияние на оформление

Тип предприятия Максимальная численность сотрудников Влияние на срочные трудовые договоры и налоги
Микропредприятие (микро) до 15 человек Можно не вводить ЛНА, все условия включать в договор
Малое предприятие (СМП) до 35 человек Право заключать срочные трудовые договоры без оснований
Розничная торговля и бытовое обслуживание до 20 человек Срочные договоры по соглашению сторон
ИП на УСН до 130 человек При превышении 100 сотрудников налоговая ставка повышается
ИП на ПСН до 15 человек При превышении лимита — переход на другой режим или иные меры

Если численность превышает лимиты, ИП рискует потерять право на упрощенные налоговые ставки и столкнуться с дополнительными налогами.

Чеклист приема сотрудника в ИП: пошаговая инструкция

Чтобы не запутаться в бумагах и не получить штрафы, следуйте этому чеклисту:

Шаг Действие Сроки и комментарии
1 Составить штатное расписание Обязательно при приеме первого сотрудника; можно использовать форму Т-3 или разработать свою
2 Запросить у сотрудника документы Паспорт, СНИЛС, трудовая книжка (если есть), документы воинского учета, диплом/медкнижка/справка о судимости (если требуется)
3 Ознакомить сотрудника с локальными нормативными актами или включить условия в трудовой договор Для микропредприятий можно обойтись договором без ЛНА
4 Заключить трудовой договор в двух экземплярах Подписать не позднее 3 рабочих дней с начала работы
5 Издать приказ о приеме на работу (по желанию) Необязателен с ноября 2021 года, но удобен для кадрового учета
6 Оформить личную карточку сотрудника (форма Т-2) Рекомендуется для удобства учета, но не обязательно
7 Внести запись в трудовую книжку (если есть) В течение 5 дней после приема
8 Подать отчет ЕФС-1 в СФР Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа или заключения договора

Какие документы должен предоставить сотрудник

Согласно ч.1 ст.65 ТК РФ, при приеме на работу сотрудник обязан предоставить:

  • Паспорт
  • Трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (если есть)
  • СНИЛС
  • Документы воинского учета (для военнообязанных)

Дополнительно можно запросить:

  • Медицинскую книжку (для работников торговли, питания, бьюти-сферы)
  • Диплом или сертификаты (для специалистов с профильным образованием)
  • Справку об отсутствии судимости (для педагогов, воспитателей)

Запрашивать иные документы запрещено.

Трудовой договор с ИП: обязательные и дополнительные условия

Трудовой договор — главный документ, регулирующий отношения между ИП и сотрудником. В нем обязательно должны быть:

  • ФИО и реквизиты сторон
  • Место работы и должность
  • Трудовая функция
  • Условия оплаты труда (размер, сроки выплаты)
  • Режим рабочего времени и отдыха
  • Условия охраны труда
  • Срок действия договора (если срочный)

Дополнительно можно включить:

  • Положения о премировании
  • Условия о неразглашении информации
  • Дополнительные основания для расторжения договора

Если ИП — микропредприятие и не ведет ЛНА, все условия труда должны быть прописаны именно в договоре.

Приказ о приеме на работу: нужен ли он ИП?

С ноября 2021 года приказ о приеме на работу не является обязательным документом для ИП. Трудовой договор сам по себе оформляет прием сотрудника. Однако:

  • Приказ удобен для внутреннего учета
  • Помогает внести записи в трудовую книжку
  • Рекомендуется издавать по форме Т-1 (утв. Госкомстатом)

Если решите издавать приказ, делайте это после подписания договора.

Личная карточка сотрудника (форма Т-2)

Ведение личной карточки не обязательно, но полезно:

  • В ней фиксируются личные данные, сведения о приеме, переводах, увольнении
  • Помогает быстро найти информацию при проверках или спорах
  • Можно вести в бумажном или электронном виде

Регистрация сотрудника в системе индивидуального учета (СФР)

ИП обязан подать сведения о новом сотруднике в Пенсионный фонд (СФР) по форме ЕФС-1. Особенности:

  • Форма ЕФС-1 обновлена в 2023 году
  • Срок подачи — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа или заключения договора
  • Подается по месту регистрации ИП
  • Если сотрудник впервые устраивается на работу и не имеет трудовой книжки, данные о трудовой деятельности подаются в электронном виде

За несвоевременную подачу предусмотрены штрафы.

Запись в трудовой книжке

  • Вносится в течение 5 дней после приема
  • Указывается полное наименование ИП, дата приема, должность
  • Если сотрудник отказался от бумажной книжки, запись не делается, но сведения подаются в СФР
  • При переходе на электронные книжки бумажные записи сохраняются

Особенности выбора между трудовым договором и договором ГПХ

Критерий Трудовой договор Договор ГПХ
Характер работы Постоянная, подчинение работодателю Разовая услуга, результат работы
Вхождение в штат Да Нет
Оплата Зарплата, больничные, отпускные Вознаграждение по акту выполненных работ
Отчетность и взносы НДФЛ, страховые взносы платит ИП Взносы только при условии уплаты за травматизм
Риски Меньше рисков переквалификации Риск признания отношений трудовыми при неправильном оформлении

Для постоянных сотрудников лучше заключать трудовой договор, для разовых услуг — ГПХ.

Налоги и взносы при приеме сотрудника

ИП-работодатель обязан удерживать и перечислять:

  • НДФЛ — 13% от дохода сотрудника
  • Страховые взносы — около 30% от фонда оплаты труда (сниженная ставка 15% для МСП при зарплате выше МРОТ)

Пример расчета для сотрудника с зарплатой 30 000 ₽:

Вид платежа Сумма (руб.)
НДФЛ (13%) 3 900
Взносы (30%) 9 000
Итого расходы ИП 39 000

Типичные ошибки при приеме сотрудника и как их избежать

  • Отсутствие трудового договора — грозит штрафом от 5 000 до 10 000 ₽ за каждого сотрудника
  • Нарушение сроков подписания договора и подачи отчетности — штрафы и доначисления
  • Неправильное оформление срочного договора — может быть признан бессрочным
  • Отсутствие записи в трудовой книжке — проблемы при проверках
  • Игнорирование локальных актов и согласия на обработку персональных данных

Лучший способ избежать проблем — соблюдать пошаговую инструкцию и использовать типовые формы документов.

Как организовать кадровое делопроизводство ИП

  • Вести штатное расписание (форма Т-3 или своя)
  • Использовать типовые формы трудового договора (для ИП с численностью до 15 человек)
  • Оформлять согласие на обработку персональных данных по 152-ФЗ
  • Хранить документы в бумажном или электронном виде не менее 5 лет
  • Вести личные карточки сотрудников (рекомендуется)
  • Автоматизировать расчет зарплаты и отчетность (без упоминания конкретных сервисов)

Краткий чек-лист для приема сотрудника в ИП

Документ/действие Обязательность Комментарий
Штатное расписание Да При приеме первого сотрудника
Заявление о приеме По желанию Рекомендуется
Трудовой договор Да В 2 экземплярах
Приказ о приеме По желанию Удобно для учета
Личная карточка (Т-2) Рекомендуется Помогает в кадровом учете
Запись в трудовой книжке Да (если есть) В течение 5 дней
Отчет ЕФС-1 в СФР Да Не позднее следующего рабочего дня

Заключение

Прием сотрудника в ИП — это важный шаг, который требует внимания к деталям. Соблюдение законодательства, правильное оформление документов и своевременная отчетность помогут избежать штрафов и конфликтов. Используйте пошаговые инструкции, типовые формы и не забывайте о правах и обязанностях как работодателя.

Проверьте свое кадровое оформление сегодня — и пусть ваш бизнес растет без лишних хлопот!

Полезные ссылки

Пусть ваши трудовые договоры будут крепкими, а сотрудники — счастливыми!