Содержание:

Если вы задумываетесь, можно ли нанять сотрудника в ИП без оформления, то готовьтесь к откровенному ответу: нет, нельзя. В этой статье мы разберём, почему оформление — это защита вашего бизнеса и сотрудников. Расскажем, как правильно заключать трудовой договор, когда можно использовать гражданско-правовой договор (ГПД), какие документы требовать, как избежать штрафов и не попасть в ловушку налоговой и трудовой инспекции.

Можно ли нанять сотрудника без оформления и что будет, если нарушить закон

Индивидуальный предприниматель обязан оформлять трудовые отношения с сотрудниками по закону. Если ИП нанимает человека и не заключает с ним трудовой договор, это нарушение. За это предусмотрены административные штрафы от 5 000 до 10 000 рублей, а при повторном нарушении — от 30 000 до 40 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ). Кроме того, налоговая доначислит налоги и страховые взносы, а штраф составит 40% от суммы неуплаченного налога.

Если нарушение повторяется и ущерб считается крупным (более 2,7 млн рублей за три года) или особо крупным (более 13,5 млн рублей), предприниматель может понести уголовную ответственность (ст. 198 УК РФ) — штраф, принудительные работы, арест или лишение свободы.

Вывод: работать с сотрудниками без оформления — это как ходить по минному полю. Лучше оформить всё правильно и спокойно вести бизнес.

Трудовой договор и гражданско-правовой договор — в чём разница и когда что применять

Критерий Трудовой договор Гражданско-правовой договор (ГПД)
Характер работы Постоянная, регулярная, входит в штат Разовая, проектная, внештатная
Подчинённость Есть, работник подчиняется внутреннему распорядку Нет, исполнитель сам организует работу
Рабочее время Фиксированное, с графиком Нет фиксированного времени
Оплата Зарплата, с удержанием налогов и взносов Оплата по факту выполненной работы
Социальные гарантии Отпуск, больничные, страхование Нет социальных гарантий
Регистрация в фондах ИП платит взносы в ПФР, ФОМС, ФСС Взносы платятся, но не всегда на травматизм

Когда применять трудовой договор? Если сотрудник работает регулярно, подчиняется правилам, выполняет обязанности по штатному расписанию. Например, бухгалтер в офисе с 10:00 до 19:00.

Когда применять ГПД? Для разовых работ, например, повар на корпоратив, дизайнер, который делает логотип, курьер на доставку одного заказа.

Примеры работ для ГПД и для трудового договора

Тип работы Подходит для ГПД Требует трудовой договор
Разовая услуга (например, ремонт техники) Да Нет
Постоянная работа в офисе Нет Да
Разработка сайта на заказ Да Нет
Уборка офиса ежедневно Нет Да
Организация мероприятия Да Нет
Работа с клиентами по графику Нет Да

Какие документы запросить у сотрудника при приёме на работу

Обязательные документы (ст. 65 ТК РФ):

  • Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность
  • Трудовая книжка (бумажная или электронная)
  • СНИЛС
  • ИНН

Дополнительные документы по усмотрению работодателя и в зависимости от специфики работы:

  • Военный билет (для военнообязанных)
  • Диплом или сертификаты (для профессий с требованиями к образованию)
  • Справка о судимости (для работы с детьми, в авиации и др.)
  • Медицинская книжка (для работников сферы питания, коммунальных услуг)
  • Справка о наркотиках (для охранников, морских судов)

Ознакомление с локальными нормативными актами (ЛНА)

Перед началом работы сотрудник должен быть ознакомлен с локальными актами работодателя, которые регулируют его трудовую деятельность:

  • Правила внутреннего трудового распорядка
  • Должностная инструкция
  • Положение об оплате труда
  • Правила охраны труда
  • Положение о ненормированном рабочем дне (если применимо)

Для микропредприятий (до 15 сотрудников) при использовании типовой формы трудового договора можно не разрабатывать отдельные ЛНА — все условия включаются в договор.

Порядок оформления трудового договора и сроки

  • Трудовой договор заключается в письменной форме в двух экземплярах.
  • Подписать договор нужно не позднее 3 дней с начала работы.
  • Один экземпляр остаётся у работодателя, второй — у сотрудника.
  • В договоре указывается должность, которая должна соответствовать штатному расписанию. Если должности нет, её нужно включить в штатное расписание или выбрать другую.

Что делать, если в договоре пропущены обязательные условия

Если в договоре отсутствуют обязательные условия (например, дата начала работы, размер оплаты), нужно оформить дополнительное соглашение с сотрудником. Пример формулировки:

"Стороны согласовали, что дата начала работы сотрудника — 01.07.2023, а размер оплаты труда составляет 50 000 рублей в месяц."

Приказ о приёме на работу — обязательно ли?

С ноября 2021 года издавать приказ о приёме на работу не обязательно (ст. 68 ТК РФ). Если хотите, используйте формы Т-1 (для одного сотрудника) или Т-1а (для нескольких). В приказе указываются дата начала работы, должность, оклад и другие условия.

Запись в трудовую книжку и подача сведений в Пенсионный фонд (СФР)

  • Запись в бумажную трудовую книжку нужно сделать в течение недели после приёма.
  • Если сотрудник впервые устраивается на работу и не имеет книжки, её не заводят, а подают сведения в СФР через форму ЕФС-1.
  • Сведения в СФР подаются не позднее следующего рабочего дня после заключения договора.

Личная карточка сотрудника — нужна ли?

Ведение личной карточки по форме Т-2 сейчас добровольно для ИП. Рекомендуется оформлять, чтобы иметь под рукой все данные о сотруднике, что помогает при разрешении споров.

Ограничения по числу сотрудников для ИП и налоговые режимы

Налоговый режим Максимальное число сотрудников
УСН 130
АУСН 5
ПСН 15
ЕСХН 300
ОСН Нет ограничений

Для получения статуса микропредприятия — до 15 сотрудников, малого — до 100, среднего — до 250.

Штрафы и ответственность за нарушение

Вид нарушения Штрафы для ИП Дополнительно
Приём на работу без оформления 5 000–10 000 руб. Повторно — 30 000–40 000 руб.
Маскировка трудовых отношений под ГПД Аналогичные штрафы 40% от неуплаченного налога
Просрочка регистрации в СФР (ГПД с травматизмом) 5 000–10 000 руб. Уголовная ответственность при крупном ущербе

Как минимизировать риски конфликтов с сотрудниками

  • Чётко прописывайте обязанности, режим работы и ответственность в трудовом договоре.
  • Ознакомляйте сотрудника с локальными актами.
  • Ведите документацию: акты выполненных работ, переписку, платежные документы.
  • Используйте дополнительные соглашения для исправления ошибок.
  • При найме на ГПД подчёркивайте результатный характер работы, отсутствие подчинённости.

Практические кейсы ошибок и их исправление

Ошибка Последствие Как исправить
Нет трудового договора при постоянной работе Штрафы, доначисления, риски споров Заключить договор, оформить доп. соглашение
Пропущена дата начала работы Неясность начала трудовых отношений Оформить доп. соглашение с датой
Должность не соответствует штатному расписанию Нарушение ТК РФ Внести должность в штатное расписание или изменить договор
Не поданы сведения в СФР Штрафы Подать форму ЕФС-1 в срок

Обязательные пункты в трудовом договоре

Обязательные условия (ст. 57 ТК РФ)
ФИО и паспортные данные сотрудника
Наименование работодателя и его реквизиты
Место и дата заключения договора
Место работы и должность (соответствие штатному расписанию)
Трудовая функция
Дата начала работы (для срочного договора — срок и причины)
Условия оплаты труда (оклад, доплаты, премии)
Режим рабочего времени и отдыха
Гарантии и компенсации (если есть)

Взаимодействие с ФНС и Пенсионным фондом

  • При приёме сотрудника по трудовому договору ИП не нужно регистрироваться в СФР — сведения подаются через форму ЕФС-1.
  • При заключении ГПД с условием уплаты взносов на травматизм — регистрация в СФР обязательна.
  • Сдавайте отчёты и платите взносы вовремя, чтобы избежать штрафов.

Ключевые юридические ссылки для работодателя

  • Трудовой кодекс РФ, ст. 57, 65, 68, 58, 59
  • КоАП РФ, ст. 5.27 (административная ответственность)
  • Налоговый кодекс РФ, ст. 122 (налоговые нарушения)
  • Уголовный кодекс РФ, ст. 198 (уголовная ответственность)
  • Закон № 125-ФЗ от 24.07.1998 (о социальном страховании)
  • Постановление Правительства РФ № 858 от 27.08.2016 (типовые формы договоров)

FAQ для ИП по оформлению сотрудников

Можно ли нанять сотрудника без трудового договора?
Нет, это незаконно и грозит штрафами.

Когда можно использовать гражданско-правовой договор?
Для разовых, проектных работ без подчинённости.

Какие документы обязательно требовать у сотрудника?
Паспорт, трудовую книжку, СНИЛС, ИНН.

Нужно ли издавать приказ о приёме?
С ноября 2021 года — нет, но можно по желанию.

Как быстро нужно подать сведения в Пенсионный фонд?
Не позднее следующего рабочего дня после заключения договора.

Визуальные схемы и таблицы для наглядности

Таблица: Отличия трудового договора и ГПД

Параметр Трудовой договор ГПД
Характер работы Постоянная Разовая
Подчинённость Есть Нет
Оплата Зарплата По факту
Социальные гарантии Да Нет

Чек-лист приёма сотрудника в ИП

Шаг Действие
1 Запросить документы
2 Ознакомить с локальными актами
3 Заключить трудовой договор
4 Подписать приказ (по желанию)
5 Внести запись в трудовую книжку
6 Подать сведения в СФР (форма ЕФС-1)
7 Вести личную карточку (рекомендуется)

Итог

Нанимать сотрудника в ИП без оформления — это прямой путь к штрафам и проблемам с законом. Правильное оформление трудового договора — ваша страховка от конфликтов и проверок. Используйте гражданско-правовой договор только для разовых работ, а для постоянных сотрудников оформляйте трудовые отношения по всем правилам. Собирайте необходимые документы, знакомьте сотрудников с локальными актами, ведите учёт и не забывайте подавать сведения в Пенсионный фонд.

Полезные ссылки

Пусть ваш бизнес растёт, а сотрудники работают в правовом поле!